Aseguramos la administración de la información de nuestros clientes en sus instalaciones mediante el suministro de personal especializado en procesos de intervención documental, correspondencia y digitalización entre otros. Realizamos el proceso de acuerdo con los criterios de nuestros clientes en: Suministro de personal Asignación de recursos para la tercerización de procesos relacionados con la gestión documental. ¿Qué debe saber para requerir este servicio? El objetivo primordial de un Outsourcing de Gestión Documental consiste en garantizar el manejo y administración de los documentos de una organización a través de un equipo de trabajo especializado. El Outsourcing de Gestión Documental está en la capacidad de coordinar las actividades relacionadas con: intervención documental, correspondencia y digitalización entre otros. El objetivo primordial de un Outsourcing de Gestión Documental consiste en garantizar el manejo y administración de los documentos de una organización a través de un equipo de trabajo especializado. El Outsourcing de Gestión Documental está en la capacidad de coordinar las actividades relacionadas con: intervención documental, correspondencia y digitalización entre otros.

Ofrecemos servicios de digitalización de grandes volúmenes documentales, con el fin de tener acceso a la información de manera oportuna y ágil, así como la indexación de metadatos para recuperación de la información. Realizamos el proceso de digitalización, de acuerdo con los criterios de nuestros clientes: Este servicio incluye: Con fines de consulta Realizar los procesos de conversión de los documentos análogos a formatos digitales con el fin de preservar la documentación. Certificada con fines probatorios Procesos tecnológico que convierte un documento análogo en uno a varios ficheros electrónicos que contienen la imagen codificada, fiel e íntegra del original con certificación de: Fiabilidad, Disponibilidad, integridad y auntenticidad. ¿Qué debe saber para requerir este servicio? Información organizada, correctamente alistada sin presencia de material abrasivo. Información organizada, correctamente alistada sin presencia de material abrasivo.

Interventoría Técnica, Administrativa y Financiera para el apoyo a la supervisión de contratos con el suministro de recursos especializados en procesos de gestión documental, garantizando la calidad de los servicios contratados por las entidades. Se realiza seguimiento, asesoramiento y auditorías sobre los proyectos que haya llevado a cabo a otra entidad. Este servicio incluye: ¿Qué debe saber para requerir este servicio? Apoyamos a las entidades brindando el servicio especializado de interventoría y supervisión de proyectos de Gestión Documental, con el propósito de realizar el seguimiento, vigilancia y control administrativo, financiero, jurídico y técnico en la ejecución de los procesos archivísticos contratados. Apoyamos a las entidades brindando el servicio especializado de interventoría y supervisión de proyectos de Gestión Documental, con el propósito de realizar el seguimiento, vigilancia y control administrativo, financiero, jurídico y técnico en la ejecución de los procesos archivísticos contratados.

Instrumentos de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. Se supervisa y controla el desarrollo de un proyecto, programa o proceso de gestión documental para asegurar su cumplimiento conforme a los objetivos establecidos, los estándares de calidad requeridos y las normativas aplicables. ¿Qué debe saber para requerir este servicio? Ofrecemos el servicio de inventarios documentales mediante un archivo digital en el que se registra la información relevante y descriptiva de cada unidad documental para su posterior ubicación y administración de los archivos intervenidos de igual manera a través de esta herramienta se pueden establecer los tiempos de apertura y cierre de las unidades de aplicación de tablas de retención o valoración. Ofrecemos el servicio de inventarios documentales mediante un archivo digital en el que se registra la información relevante y descriptiva de cada unidad documental para su posterior ubicación y administración de los archivos intervenidos de igual manera a través de esta herramienta se pueden establecer los tiempos de apertura y cierre de las unidades de aplicación de tablas de retención o valoración.

Desarrollamos Instrumentos Archivísticos que tienen por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la gestión documental y la función archivística en las organizaciones. Este servicio incluye: Cuadro de clasificación documental Instrumentos que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución de acuerdo con el nivel de series y subseries documentales establecidas en la tabla de retención documental. Tabla de retención documental Instrumento conformado por un listado de series con sus correspondientes tipos documentales a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Tabla de valoraciónz documental Instrumento que permite asignar valores a los documentos correspondientes a fondos de entidades en liquidación o entidades reestructuradas Programa de gestión documental Es el instrumento archivístico que formula y documental el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos encaminados a la gestión de la documentación de una entidad con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Plan Institucional de Archivos – PINAR Es un instrumento para la planeación de la función archivística el cual se articula con los demás planes y proyectos estratégicos previstos por la entidad. Banco terminológicos Instrumento archivístico que permite la normalización de los nombres de las series, subseries y tipos documentales a través de lenguajes controlados y estructuras terminológicas. Tablas de control de acceso Instrumento para la identificación de las condiciones de acceso y restricciones que aplican a los documentos. Formato único de inventario documental Instrumento de descripción documental con el propósito de realizar el control de la documentación. MoReq Los modelos de requisitos para la gestión electrónica de documentos – MoReq son instrumento de planeación, el cual formula los requisitos funcionales y no funcionales de la gestión de documentos electrónicos de la entidad. ¿Qué debe saber para requerir este servicio? Debe conocer la historia institucional de la entidad, organigrama y dependencias. Debe conocer la historia institucional de la entidad, organigrama y dependencias.

Contamos con un equipo de profesionales altamente calificados quienes brindarán la asesoría en materia de gestión documental de acuerdo con las exigencias de nuestros usuarios. Este servicio incluye: ¿Qué debe saber para requerir este servicio? Realizamos diagnósticos del estado de la información en las organizaciones, con el propósito de establecer la situación de las empresas en materia de gestión documental y posterior al análisis de la información, estamos en capacidad de ofrecer las alternativas necesarias, con el fin de que al interior de su organización se implementen las mejores prácticas en esta materia para acceder a la información de manera oportuna, reduciendo costos, tiempo y espacio. Realizamos diagnósticos del estado de la información en las organizaciones, con el propósito de establecer la situación de las empresas en materia de gestión documental y posterior al análisis de la información, estamos en capacidad de ofrecer las alternativas necesarias, con el fin de que al interior de su organización se implementen las mejores prácticas en esta materia para acceder a la información de manera oportuna, reduciendo costos, tiempo y espacio.

Contamos con la infraestructura necesaria para custodiar y administrar archivos físicos y medios magnéticos. Este servicio incluye: Administración integral de la documentación Administramos información y fondos documentales enfocados en el buen manejo de la recepción, el adecuado mantenimiento de las instalaciones, aplicación del Sistema integrado de conservación – SIC y la seguridad e integridad de todo tipo de soporte documental y su información Atención de consultas Brindamos servicios de consulta de acuerdo con los ANS ofrecidos a los clientes, bien sea, situando los documentos en sus instalaciones, consultas en sala en nuestras instalaciones envío de estos de manera digital. Bodegaje Contamos con un excelente servicio de bodegaje  cumpliendo con estándares de calidad en infraestructura, condiciones medioambientales y de seguridad para el tratamiento de su documentación. Traslados Realizamos traslados contando con vehículos y servicio de transporte cumpliendo las normas de seguridad para documentos, permitiendo monitoreo a nivel nacional. ¿Qué debe saber para requerir este servicio? Garantizamos la seguridad y conservación de los documentos en bodegas especializadas que cuentan con los mecanismos necesarios para la preservación de la información, tales como sistemas de almacenamiento adecuados para documentos de archivo, detección de incendios, CCTV, controles de humedad y temperatura, deshumidificadores. Suministramos servicios relacionados con la administración de la información, tales como transporte para recolección de documentación, Software para la administración de archivos en custodia, recuperación de información de las unidades documentales, atención de consultas. Garantizamos la seguridad y conservación de los documentos en bodegas especializadas que cuentan con los mecanismos necesarios para la preservación de la información, tales como sistemas de almacenamiento adecuados para documentos de archivo, detección de incendios, CCTV, controles de humedad y temperatura, deshumidificadores. Suministramos servicios relacionados con la administración de la información, tales como transporte para recolección de documentación, Software para la administración de archivos en custodia, recuperación de información de las unidades documentales, atención de consultas.

Adelantamos este proceso con el propósito de organizar, seleccionar, clasificar y describir la documentación producida en el desarrollo de las actividades de las diferentes organizaciones públicas y/o privadas, con el objetivo de apoyar de manera eficiente su gestión administrativa. Este servicio incluye: Organización Intervención física de los archivos implementando procesos técnicos archivístico. Selección Categorización de los archivos de acuerdo con la aplicación de las Tablas de Retención Documental y/o valoración documental Clasificación Identificación de los documentos de archivo correspondientes a una misma serie documental. Descripción Corresponde al control de la documentación producida por las empresas y/o entidades, mediante inventarios documentales  o herramientas de control documental. ¿Qué debe saber para requerir este servicio? Brindamos servicios para la organización de archivos de acuerdo con la normativa vigente promulgada por el Archivo General de la Nación (AGN) y el Archivo Distrital de Bogotá. Así mismo, ofrecemos servicios para la organización técnica de fondos documentales acumulados y servicios relacionados con la disposición final de la documentación de archivo de gestión, central e histórico. Brindamos servicios para la organización de archivos de acuerdo con la normativa vigente promulgada por el Archivo General de la Nación (AGN) y el Archivo Distrital de Bogotá. Así mismo, ofrecemos servicios para la organización técnica de fondos documentales acumulados y servicios relacionados con la disposición final de la documentación de archivo de gestión, central e histórico.